例えば生産ラインの新設や切り替え、新規の機械をオリジナルに考えていくようなリーダーの方は、常に上司やトップに対しての同意を得たり報告を書かすことができません。また、部下や他部署、協力会社に対して効率よくタイムリーに自分達の意思を伝えて、仕事を一方向に進めていく必要があります。簡潔に資料を作成、説明して行動せねばなりません。まさにパニック状態です。資料は多くを書きすぎると焦点がぼけます。説得性を上げるために写真、表、グラフは不可欠です。必ず相手を目の前にして説明するだけでなく、資料だけが他の組織や会社を独り歩きすることの危険性も考えねばなりません。嘘は書いてはいけませんが強調するべきところはしっかり訴えないといけません。モノづくりで、初めての技術、形をクリエイトしていくプロジェクトで、上手な資料は成功の可否を握っています。上手に相手に伝える資料作成や説明の方法について教えます。

１．資料を作成しながら業務遂行プロセスを考える

２．効率の良い報告会の資料つくり

３．資料は読み手の気持ちを察してA4一枚を30分以内で造れ

自分が言った得たいことや実施事項を伝えるための資料作成についてです。ぎっしり細かい説明を文字で並べ立てるより、一枚の絵とかグラフとか図面、写真を利用して自分たちの思いを皆に伝えるようにしてください。30分のながなが説明より、一枚の傾向を示したグラフの方が説得力があるものです。資料を読む人の気持ちを察して作成してください。そして、資料を作成するスピードが肝心です。パワーポイントならA4一枚を１５～３０分で造れることです。

４．ＰＲ説明は30分の詳細より、1分のコマーシャルで視覚に訴える

話の筋を一本にして、皆の関心ごとを中心に説明のストーリーを構成してください。長い時間を３０分長々説明するより、テレビのコマーシャルのように1分で短時間で話を伝えるイメージのほうが意外と良いです。多少ははったりぎみの説明も必要かもしれません。展示会の説明委員などは、むしろ内容を知らない業務職が、言われた通りを胸を張って言い切る姿のほうがわかりやすいケースもあります。実は技術担当者は、内容をよく知っているし、心配店が山のようにある中での説明ですから、言い切ることに自信がなく歯切れが悪いものです。

５．話のスジは１本に集約する

　低コスト、品質向上、作業性、シンプルスリム化といろいろ並び立てても印象は意外と薄いものです。○○の技術をこのように、着眼して、開発に成功したからこの姿になる。一本道の話の内容で進むようにまとめきることが大切です。意外と技術を専門職としているエンジニア担当者は、実は・・・・　と思うところが多くて、いろいろ話始めると話が発散してしまったり、条件ばかり注釈を述べて逃げ道を作ったり、勇気がなくて歯切れが悪い回答を繰り返して、後に印象ものこらないことが多いので注意してください。

６．話したい実でなく、枝葉にかみつかれて右往左往

７．説明、報告の中でのデータ、グラフの使い方

　説明会や報告会の中資料の中でデータとかグラフを使って説明するポイントは多いと思います。ただそのグラフとかをいきなり一生懸命作っていくのも効率が悪いものです。

　資料を作成するときは、第1に言いたいことを直感でストーリーを造ります。第2に、それに合うデータを探します。同時にどんな表やグラフがわかりやすいか検討します。データをただまとめるのでなく、話に合うグラフを書くわけです。つまり、嘘をつくのでなく、強調するべきデータのみをわかりやすく前面に出てくるようなグラフにします。言いたいことを説明できるグラフ形式を探します。第3に、一つのチャンピオンデータを事例や代表例として、最前面に出して説明するわけです。多少、はったり気味多内容になることもありますが印象派強いです。

　また相反することかもしれませんが、同時に作成する資料は、その資料がコピーされて、部署間、人の手を渉って行った時のことを考えておいてください。自分が直接説明する時は、資料の背景とか、裏にかくれているデーターをコメント、条件、特殊なケースとして補足しながら説明します。しかし、聞いた方々が資料だけ手にして自分の組織や、自分の上司に伝言するときのこと考えておいてください。伝言ゲームの様に、資料だけがコピーして一人走り始めると、資料内容のみが決定事項と理解されてしまいます。各組織で都合の良いデーターの身が協調されてしまいます。コスト、日程については特に要注意です。「○○○の条件で、このデーターです」としっかり補足説明を資料の中に入れておいて、逃げ道を用意しておくことを忘れないようにしてください。